5 приложений, которые помогут вам связать Microsoft Office и Google Docs
Google Cloud Connect — панель инструментов, которая устанавливается в Microsoft Office. Google Cloud Connect добавляет возможность совместной работы над документами: возможность делать резервные копии, открывать доступ к определённым документам Microsoft Word, Power Point, Excel. Этот инструмент помогает решить распространенную проблему потери документа. Так что используйте Google Cloud Connect даже если вы работаете над документом единолично и совместная работа вам не нужна. Системные требования: Windows7, Windows Vista или Windows XP с NET Framework 2.0. Программа не доступна для Mac OS X.
Google Drive — удобный мостик, легко соединяющий 5 ГБ свободного онлайн пространства и настольный клиент для Mac или Windows.
3. SyncDocs
SyncDocs — бесплатная (до 10 000 документов) утилита, которая позволяет представлять Google Docs, как отдельную папку на вашем компьютере. Она создаёт бэкап документов из Google Docs на компьютере. Хорошее решение для фрилансера или небольшой организации.
Вообще-то Harmon.ie для Google Docs — это надстройка для Microsoft Outlook. Но так как многие используют Outlook как менеджер документов, то стоит упомянуть о ней в этом посте. После установки Harmon.ie в Outlook появится новая панель инструментов, которую можно использовать для того, чтобы конвертировать и загружать документы в Google Docs.
Harmon.ie предоставляет отличную возможность избавиться от вложений в письмах, при отправке письма надстройка предлагает заменить вложенный документ ссылкой и автоматически загружает его в аккаунт отправителя в Google Docs.
Также в Harmon.ie есть инструменты поиска, и она позволяет открывать и редактировать документы Google в Outlook. И что ещё более важно, она позволяет сохранять Google-документы в форматах Microsoft Office, OpenOffice, PDF, HTML и TXT.
Раздражающий момент — всплывающее окно, которое появляется каждый раз после использования панели инструментов и предлагает разделить радость использования Harmon.ie с вашими контактами.
И завершает список приложение GoDocSync, которое является отличным примером того, как должна работать синхронизация между приложениями Google и Microsoft Office. GoDocSync работает с Microsoft Office 2003/2007/2010. Приложение предоставляет возможность поиска, хранения истории файлов и поддержку атрибутов документов Google. Приложение простое и элегантное.
Надеемся, что в этом списке вы найдёте полезные для себя инструменты, которые помогут вам объединить мир Microsoft Office и Google Docs и сэкономят ваши нервы и время.
Битва: Google Docs vs Word Online. Сравниваем по 30 параметрам.
Какой из редакторов для совместной работы над документами лучше?
В настоящий момент в мире есть два самых популярных бесплатных редактора для совместной работы с текстом в сети: Google Docs и Word Online. На первый взгляд они кажутся очень похожими по функциональности и практически равными по возможностям. И сделать обоснованный выбор между ними довольно сложно. Обычно те, кто пользуется One Drive выбирают Word Online, а пользователи Google Drive пользуются Google Docs.
В этой статье мы подробно разберем какие фичи есть в каждом из редакторов, чтобы читатель получил подробное представление об их функциональности и выбрал решение, которое больше подходит для него.
Возможность редактировать документы без авторизации в учетной записи Google/Microsoft
Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 1:1.
История изменений
Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 2:2.
Чат внутри документа
Google Docs: есть.
Office Online: есть (неделю назад появился).
Счет: 3:3 .
Доступные форматы для скачивания документов
Google Docs: DOCX, ODT, PDF, RTF. HTML, TXT, EPUB.
Office Online: PDF, ODT, DOCX.
Счет: 4:3 .
Интеграция с файловым хранилищем
Google Docs: есть (Google Drive).
Word Online: есть (One Drive, Яндекс.Диск).
Счет: 5:4 .
Возможность работать с приложением без подключения к интернету
Google Docs: есть (если вы используете браузер Chrome, то можете работать с Google Docs, Google Spreadsheet и Google Slides в оффлайн-режиме).
Word Online: нет.
Счет: 6:4.
Возможность открывать файлы приложения оффлайн-средствами
Google Docs: нет (файлы, созданные приложениями Google и лежащие на Google Drive, можно открыть только этими приложениями).
Word Online: есть (файлы, созданные в Word Online и лежащие на One Drive, можно открыть в MS Office, Pages и т.п.).
Счет: 6:5.
Горячие клавиши
Google Docs: есть.
Word Online: есть .
Счет: 7:6.
Возможность распечатать документ
Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 8:7 .
Отправка документов по почте прямо из текстового редактора
Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 9:8.
Линейка
Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 10:9.
Вставка математических формул
Google Docs: есть.
Office Online: нет.
Счет: 11:9.
Возможность нарисовать рисунок не выходя из редактора (к примеру, блок-схему)
Google Docs: есть.
Office Online: нет.
Счет: 12:9.
Проверка орфографии
Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 13:10 .
Возможность посмотреть только структуру документа (заголовки)
Google Docs: есть.
Office Online: нет.
Счет: 14:10 .
Возможность переместить файл в другую папку в облачном хранилище, не выходя из текстового редактора
Google Docs: есть.
Office Online: нет (но из Word Online можно очень быстро войти в One Drive).
Счет: 15:10
Шаблоны
Google Docs: есть (сотни).
Word Online: есть (20 штук).
Счет: 16:10 .
Формулы в таблицах
Google Docs: нет.
Word Online: нет.
Счет: 16:10 .
Переводчик
Google Docs: есть.
Word Online: нет.
Счет: 17:10.
Счетчик символов
Google Docs: есть.
Word Online: нет (но есть счетчик слов, который, возможно, можно переключить на счетчик символов, но я не нашла как) .
Счет: 18:10.
Вставка картинок по ссылке из интернета
Google Docs: есть.
Word Online: есть.
Счет: 19:11.
Приложение для iOS
Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет: 20:12.
Приложение для Android
Google Docs: есть.
Office Online: есть.
Счет 21:13 .
Приложение для Windows Phone
Google Docs: есть, но оно от стороннего разработчика и его функциональность очень ограничена.
Office Online: есть.
Счет: 21:14.
Интеграция с Sway
Sway — это новый продукт в семействе MS Office (выпущен всего год назад). Он позволяет делать отчеты, презентации, дашборды и прочие визуальные инструменты для представления своих идей в интернете.
Google Docs: нет (аналогов Sway у Google тоже пока нет).
Office Online: есть.
Счет: 21:15 .
Интеграция с чатом в Skype
Google Docs: нет (но документы можно прикреплять к чату в Hangouts).
Office Online: есть.
Счет: 21:16.
Автоматизации
Google Docs: есть (Google Apps Script позволяет автоматизировать любые действия пользователя в Google Docs и связывать редактор с другими приложениями Google).
Word Online: нет.
Счет: 21:16 .
Возможность добавлять собственные команды в меню
Google Docs: есть.
Word Online: нет.
Счет: 22:16.
Возможность расширять функциональность с помощью дополнений
Google Docs: есть.
Word Online: нет.
Счет: 23:16.
Удобство интерфейса
Google Docs: высший балл.Google Docs появился в 2006 году и создавался по образу Office 2003. С тех пор общий вид приложения мало изменился. Я считаю, что такой принцип расположения меню и текста в редакторе самый удобный.
Word Online: пойдет.
Счет: этот параметр совсем субъективный и не учитывается.
Google Docs опережает Office Online по функциональности. Разнообразных приятных фич в нем почти в два раза больше. Но без них вполне можно обойтись. Если вам просто нужно совместно отредактировать документ с несколькими людьми, то в редакторе от Microsoft есть все, что нужно для этого. Кроме того, в Word Online новые возможности добавляются гораздо активнее, чем в Google Docs и веб-приложение стремительно совершенствуется. Очень надеюсь, что он скоро перестанет писать сообщения «Ваша сессия истекла» и требовать обновить страницу.
Но если вам нужно автоматизировать свою работу, использовать переводчик, распознавать речь (это возможно благодаря дополнению) и делать прочие нестандартные вещи, то придется использовать Google Docs. Либо обычный MS Word, если нет необходимости совместно редактировать документы через интернет.
Аналоги
У Google Docs/Office Online есть целый ряд менее популярных аналогов. Если вы не хотите делиться своими данными ни с одной из корпорации, то поищите информацию о следующих приложениях (многие из них можно развернуть на своем сервере и обеспечить полностью приватную работу над документами в команде):
- Zoho Docs;
- Teamlab Office;
- Libre Office Online;
- Feng Office Community Edition
- Zimbra.
В продолжении темы рекомендую почитать статьи:
32 полезных расширения для Google Docs
Обзор от главного редактора платформы Zapier в Бангкоке Мэттью Гуайя.
Текстовому редактору много не нужно: чистая страница, инструменты редактирования текста и возможность сохранить, распечатать или поделиться законченным документом. Самые первые текстовые редакторы, такие как Word для DOS и WordPerfect, в основном это и предлагали.
Но вот прошло более 30 лет — тут обновление, там новая версия, — и теперь текстовых редакторов так много, что глаза разбегаются, а встроенные в них инструменты уже не помещаются во всех вкладках панели инструментов в Word.
Создатели Google Docs решили сделать проще. Они разработали простой набор функций базового форматирования документов и снабдили его первоклассными инструментами для совместной работы. Он идеально подходит для групповой работы с простыми документами, но если требуется что-то большее, то, вероятно, вы вернетесь к Word и множеству его функций, спрятанных в подпунктах меню основной панели инструментов.
И тут на сцену выходят различные расширения. Меню расширений в Google Docs включает более чем три сотни инструментов, которые помогают быстрее создавать документы, вносить корректировки в тексты, добавлять графику, уравнения, подписи и публиковать работы наиболее удобным способом.
Мы тщательно проработали этот список, выбрали самые многообещающие инструменты и протестировали более 60 расширений. Ниже перечислены лучшие из них.
Как пользоваться расширениями Google Docs
Для начала следует научиться ориентироваться в магазине расширений для Google Docs. Просто откройте меню «Расширения», кликните по пункту «Получить расширения», после этого увидите сотни дополнений, которые можно добавить в Google Docs.
Когда найдёте то, что захотите попробовать, кликните, чтобы посмотреть подробности, или просто нажмите кнопку «+ Бесплатно», чтобы расширение установилось в Google Docs. Останется только открыть расширению доступ к аккаунту Google, и через несколько секунд оно будет добавлено в ваш Docs.
Все добавленные расширения будут размещаться в меню «Расширения». Найдите расширение, которое вы хотите использовать, а затем откройте его из собственного меню. Некоторые расширения откроются в отдельной боковой панели, другие — во всплывающем окне, третьи просто начнут работать в фоновом режиме. Большинство расширений работает только с выделенным текстом.
Например, мы тестировали несколько расширений для перевода, и все они переводят только тот текст, который выделен. Так что сначала определите текст, который нужно перевести, затем откройте расширение для перевода из меню «Расширения», выберите нужный язык и нажмите кнопку «Перевести».
Предположим, вы захотите почистить свой Google Docs и удалить те расширения, которыми больше не пользуетесь. Для этого зайдите в раздел «Управление» в меню «Расширения» и кликните «Удалить» напротив того расширения, которое больше не хотите использовать.
У вас есть несколько аккаунтов Google? Тогда полюбившиеся расширения нужно будет установить в каждом аккаунте Google Docs отдельно.
Лучшие инструменты Google, спрятанные в Google Docs
Одни из самых лучших дополнений для Google Docs даже не требуют установки. Они встроены и спрятаны в меню. Прежде чем попробовать «Примечания», речевой ввод текста или расширение со шрифтами, опробуйте встроенную функциональность Google Docs. Она гораздо лучше, чем любые другие альтернативные расширения, которые нам удалось найти.
1. Google Keep: помогает быстро создавать документы из примечаний и вырезок из сети
Большинство документов не пишется за раз. Работа над ними начинается с тщательных исследований — ссылка здесь, цитата там, — которые вы сначала используете для набросков, а затем окончательно оформляете в документе. Google Keep — это самое последнее дополнение к G Suite, и оно идеально подходит для такой работы.
Установите дополнение Google Keep для Chrome, и когда вы найдете что-то, на что захотите сослаться, просто сохраните текст как заметку в своем блокноте. Затем перейдите в Google Docs, кликните Tools → Keep Notebook, ваши заметки откроются в боковой панели. Перетащите заметку, которую вам нужно добавить в этот документ, она появится в виде наброска.
Узнать больше об использовании Google Keep и Google Docs для исследований можно в нашем руководстве.
2. Google Fonts: добавляет дополнительные шрифты в Google Docs
Не загружайте дополнительные расширения с шрифтами для Google Docs — ни одно из них не будет лучше, чем встроенный пакет Google Fonts. Если Arial, Georgia и другие встроенные шрифты вас не устраивают, просто кликните на стрелку на самом меню «Шрифты» и выберите «Больше шрифтов».
В этом разделе вы можете увидеть все доступные шрифты и добавить их в свой аккаунт Google Docs. Там же можно удалить любой из шрифтов, который уже добавлен в меню Google Docs, чтобы не захламлять меню. Это легкий способ получить шрифты из той же самой библиотеки, откуда их берут все остальные расширения.
3. Голосовой набор текста
Эта функция встроена (хотя и спрятана) в Google Docs: Voice Typing. Единственная особенность заключается в том, что она работает только в браузере Chrome. Зато работает на удивление очень хорошо: поддерживает 43 языка и понимает такие команды, как «создать список».
Нажмите Tools → Voice Typing, выберите язык, нажмите на иконку микрофона и начните говорить. Google напечатает всё, что вы скажете, после небольшой задержки с удивительной точностью. Наши тесты показали, что эта функция работает даже лучше, чем встроенные инструменты голосового ввода текста на Mac и PC. Она почти так же хороша, как Dragon NaturallySpeaking.
А если вам нужно перейти на новую строку или просто удалить последние слова, которые вы произнесли, просто скажите об этом вслух, и Google автоматически выполнит ваше требование.
Сравнение функции речевого ввода в Google Docs с другими приложениями для голосового ввода текста доступно в нашем обзоре.
4. Содержание документа: краткий обзор текста и перемещение по параграфам
Некоторые расширения, включая популярные Table of contents и Document Navigator, созданы для того, чтобы пользователю было удобно находить заголовки в документе, формировать его содержание и перемещаться по параграфам. Но лучше остальных с этим справляется встроенный в Google Docs инструмент — Document outline.
Во время составления документа с помощью встроенной функциональности «Стили абзаца» обозначьте название, заголовки и подзаголовки. Затем, чтобы начать перемещаться по документу, кликните Tools → Document Outline. В боковой панели слева вы увидите список заголовков. Кликните по заголовку, чтобы перейти к этому разделу, Или нажмите на крестик, чтобы удалить заголовок из содержания.
Хотите чтобы этот список стал содержанием в вашем документе? Просто кликните Insert → Table of Contents и добавьте его в свой документ, дополните содержание нумеровкой страниц и ссылками на правильные секции.
32 лучших расширения для Google Docs
Теперь рассмотрим расширения, не встроенные в Google Docs. Они помогают форматировать текст, цитировать исследования, добавлять дополнительный контент, автоматизировать задачи и публиковать работы. Каждое из них выполняет уникальные функции, которых нет Google Docs, либо делает это лучше, чем встроенная функциональность. Настолько лучше, что не жалко и потратить минутку на установку расширения.